La gestion inefficace des tâches peut entraîner des retards et des erreurs dans un projet.
Cela peut frustrer votre équipe, affecter la qualité du travail et réduire la productivité globale.
Cet article présente des méthodes pour personnaliser le workflow dans Jira, améliorant ainsi le suivi et la gestion des projets.
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Introduction au Workflow Jira
Après avoir créé la roadmap du projet, il est temps de passer à l’étape suivante : la création du workflow (flux de travail) et la configuration du Scrum Board . Ces deux éléments sont essentiels pour suivre l’avancement du projet de manière organisée et efficace.
Définir un Workflow dans Jira
Le workflow définit l’organisation du travail dans un projet, en décrivant les étapes qu’une tâche (ou « ticket ») doit suivre avant d’être marquée comme terminée (« done »). En configurant un workflow adapté, vous pouvez mieux suivre et gérer la progression du projet. Il permet de contrôler l’avancement en ajoutant ou supprimant facilement des étapes, et les tickets peuvent être mis à jour automatiquement au fur et à mesure de leur progression.
Gestion de Workflow sur Jira
Dans Jira, vous pouvez personnaliser le workflow selon vos besoins. Voici comment :
- Accéder au workflow :
Accédez à votre tableau, cliquez sur les trois petits points, puis sélectionnez » Gérer le workflow « .
- Workflow par défaut :
Dans Jira, un workflow par défaut est proposé pour les projets Scrum ou Kanban, mais il est personnalisable selon les besoins. Vous pouvez ajouter ou supprimer des états, modifier des statuts, ou créer de nouvelles étapes.
Le workflow par défaut inclut généralement trois statuts :
- To Do :Le travail n’a pas encore commencé.
- In Progress :Le ticket est en cours de traitement.
- Done :La tâche est terminée et validée.
Ces statuts permettent de suivre simplement l’avancement d’un ticket tout au long de son cycle de vie.
Cette illustration montre le schéma basique du workflow :
Personnalisation du Workflow Jira
Le workflow actuel est assez basique, mais pour mieux contrôler la qualité du travail, nous pouvons ajouter d’autres statuts.
- Ajout de l’état « In Review » :
Avant qu’une tâche soit marquée comme « Done », nous avons souvent besoin d’une étape intermédiaire pour la validation ou les tests.
Nous allons donc ajouter un nouvel état appelé » In Review « . Ce statut sera inséré après « In Progress », ce qui signifie qu’une fois le travail effectué, la tâche passera en phase de révision avant d’être finalisée.
Pour cela, il suffit de cliquer sur » Ajouter un état En cours « , de nommer ce nouvel état « In Review », et de l’insérer juste après « In Progress » dans le workflow.
Cela permet de mieux structurer le processus en ajoutant une phase de contrôle avant de considérer le ticket comme terminé.
- Ajout de l’état « Canceled » :
Parfois, des tickets deviennent obsolètes ou perdent leur valeur. Plutôt que de les supprimer, nous préférons les annuler pour conserver la traçabilité et les commentaires associés.
Pour cela, nous ajoutons un nouvel état « Canceled », dans le workflow. Cet état permet de signaler qu’un ticket est annulé, tout en gardant une trace dans Jira pour le suivi.
- Ajout de l’état « Closed » :
Parfois, un ticket est soit terminé, soit annulé. Pour marquer définitivement ces situations, nous utilisons l’état » Closed « .
Contrairement aux statuts « Done » ou « Canceled », qui peuvent encore être modifiés, « Closed » indique que le ticket est clôturé de façon définitive.
Nous allons donc ajouter cet état dans le workflow pour bien distinguer les tickets finalisés ou annulés tout en conservant leur traçabilité. Pour cela, il suffit de cliquer sur » Ajouter un état terminé « , de nommer ce nouvel état « Closed ».
Créer des Transitions Jira efficaces
Pour structurer le passage des tickets entre les différents états, nous devons configurer des transitions qui relient ces états dans Jira.
Transition entre "Open" et "To Do":
Lorsque le ticket est créé, il prend le statut « Open ». Dès qu’il est ajouté au tableau (board), il passe au statut « To Do ». Cette transition se fait automatiquement.
Transition entre "To Do" et "In Progress":
Une fois que le travail sur le ticket commence, il passe de « To Do » à « In Progress ». Nous créons une transition entre ces deux états et la nommons « to start ».
Transition entre "In Progress" et "In Review”:
Lorsque le travail est terminé, le ticket passe de « In Progress » à « In Review » pour validation ou révision. Nous créons une transition appelée « to review » qui relie ces deux états.
Transition entre "In Review" et "Done”:
Une fois la validation terminée, le ticket prend le statut « Done ». Pour cela, nous créons une transition entre « In Review » et « Done » que nous nommons « to approve ».
Transition entre "In Progress" et "Canceled”:
Il arrive parfois que des tickets en cours de traitement soient annulés. Nous créons une transition entre « In Progress » et « Canceled », appelée « to Cancel », pour gérer ces situations.
Transition entre "In Review" et "Canceled":
Un ticket peut également être annulé lorsqu’il est en phase de révision. Nous créons une transition similaire, « to cancel », pour permettre le passage de « In Review » à « Canceled ».
Transition entre "Done" et "Closed":
Pour marquer la clôture définitive d’un ticket terminé, nous créons une transition entre « Done » et « Closed », que nous appelons « to close ».
Transition entre "Canceled" et "Closed":
Les tickets annulés peuvent également être fermés. Nous utilisons la transition « to close » pour passer de « Canceled » à « Closed », marquant ainsi la fin définitive du ticket.
Ces transitions définissent le flux de travail des tickets dans Jira, garantissant une gestion efficace et une traçabilité claire des étapes parcourues par chaque tâche.
Contrôler les Transitions Jira
Il est important de contrôler le passage des tickets d’un état à un autre pour assurer un suivi cohérent du workflow.
Voici quelques exemples de contrôle des transitions que nous avons effectués :
(1) Un ticket peut passer de « To Do » à « In Progress » via la transition « to start », mais il ne peut pas aller directement de « To Do » à « Done » sans passer par « In Progress » et « In Review ». Pour cela, nous supprimons la transition directe vers « Done » et contrôlons que seuls les tickets passés par « In Review » peuvent être marqués comme « Done ».
(2) De la même manière, un ticket ne peut pas passer directement de « To Do » à « In Review » sans être d’abord en « In Progress ». Cette transition doit également être supprimée.
(3) Cependant, un ticket peut toujours revenir en « To Do » depuis n’importe quel état, notamment si un problème est détecté après qu’il a été marqué comme « Done ». Cela permet de retravailler dessus pour corriger une régression.
Voici notre workflow après avoir appliqué le contrôle des transitions entre les états :
Configurer le Tableau Jira
Pour que notre tableau soit parfaitement adapté à notre projet, nous devons configurer ses colonnes afin qu’elles reflètent fidèlement le workflow que nous avons défini. Cela est particulièrement utile avant de commencer un sprint, car un tableau bien configuré permet une gestion claire et efficace des tickets tout au long du cycle de vie du projet.
Dans cet exemple, nous avons plusieurs colonnes par défaut telles que » À faire « , » En cours « , » Terminé « , » In review « , » Canceled » et » Closed « . Pour mieux correspondre à notre workflow, nous allons personnaliser ces colonnes.
Renommer les colonnes:
La colonne « À faire » sera renommée « To Do » pour correspondre à la terminologie que nous utilisons dans notre workflow.
De même, la colonne « En cours » sera renommée « In Progress » car cela est plus courant, surtout dans un environnement anglophone. Cependant, le choix des noms reste flexible et dépend des préférences de l’équipe.
Supprimer les colonnes inutiles:
Certaines colonnes, comme « Fini » ou « Canceled », seront supprimées si elles ne sont plus nécessaires. Par exemple, les tickets annulés (statut « Canceled ») seront traités comme « Done » ou « Closed », car ils ne nécessitent plus d’attention.
Ainsi, nous garderons seulement les colonnes essentielles au projet : To Do , In Progress , In Review , et Done .
Une fois les colonnes configurées et le tableau ajusté, nous enregistrons ces changements pour garantir que notre workflow est bien appliqué. Ces modifications prendront effet dès la création du prochain sprint, où nous pourrons gérer nos tickets en respectant le workflow défini.
Utiliser le Scrum Board Jira
Une fois le tableau configuré, voici comment gérer les tickets pendant le sprint :
Déplacement des tickets :
Un ticket commence dans la colonne To Do . Lorsque vous décidez de travailler dessus, vous le faites glisser dans la colonne In Progress .
Après avoir travaillé sur le ticket pendant une ou deux journées, vous le déplacez dans la colonne In Review pour validation.
Validation et révision:
Un testeur ou une personne responsable de la validation prend le ticket dans In Review et vérifie s’il répond aux critères d’acceptation.
Si le ticket est validé, il est déplacé dans Done . Sinon, il peut être renvoyé en In Progress ou To Do pour correction des anomalies.
Annulation des tickets:
Si un ticket devient obsolète, il peut être annulé en le déplaçant directement dans la colonne Canceled ou Done , selon la manière dont vous souhaitez gérer les tickets annulés.
Conclusion sur Workflow Jira
Dans cet atelier, nous avons exploré la création d’un workflow personnalisé et la configuration d’un tableau Scrum sur Jira, essentiels pour une gestion structurée des tâches. En définissant des états comme « In Review », « Canceled », et « Closed », ainsi qu’en contrôlant les transitions, nous avons optimisé le suivi des tickets. La personnalisation des colonnes du tableau garantit que le workflow reflète parfaitement le cycle de vie des tâches pendant les sprints. En appliquant ces principes, vous êtes désormais équipé pour assurer une gestion de projet agile plus fluide et efficace sur Jira.
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FAQ
Qu'est-ce qu'un workflow dans Jira ?
Comment personnaliser un workflow dans Jira ?
Comment configurer le tableau Scrum dans Jira ?
Comment gérer les transitions entre les états dans Jira ?
Pourquoi un workflow personnalisé est-il important pour la gestion de projet ?
Conclusion
En appliquant ces techniques de personnalisation du workflow dans Jira, vous pouvez améliorer considérablement la gestion de projet. Quelle nouvelle étape ajouteriez-vous à votre workflow pour encore plus d’efficacité ?
